Как правильно выстроить интеграцию между CRM и учетной системой, чтобы не дублировать логику смежной системы в CRM

На проектах внедрения CRM-систем часто встает задача интеграции с учетной системой Заказчика. В качестве учетной системы может выступать 1С: Предприятие, Галактика ERP или иная система.


Основные цели подобных интеграций следующие:

  1. Организация единого окна в CRM для работы менеджеров по продажам (исключение необходимости одновременной работы в CRM и учетной системе).
  2. Исключение двойного ввода данных в смежных системах.
  3. Централизация работы со справочниками (при добавлении в одной системе данные автоматически передаются в смежную).

1. Типовые задачи интеграции

В составе типовых задач интеграции CRM с учетной системой можно выделить следующие:
  • 1

    Интеграция по заказам

    • Прием заказов в CRM с дальнейшей передачей на обработку и выполнение в учетную систему.
    • Загрузка в CRM актуального состояния заказов из учетной системы.
    • Загрузка в CRM оплат и отгрузок по заказам из учетной системы.
  • 2

    Интеграция по клиентам и договорам

    • Регистрация новых клиентов в CRM с дальнейшей передачей в учетную систему.
    • Передача данных клиента в 1С с целью проверки благонадежности.
    • Передача новых договоров с клиентами из CRM в 1С.
  • 3

    Интеграция по продуктам

    • Загрузка в CRM продуктового каталога из учетной системы (номенклатура, единицы измерения, характеристики).
    • Загрузка в CRM прайс-листов и цен на продукты из учетной системы.
  • 4

    Интеграция справочников

    • Загрузка в CRM валют и курсов валют из учетной системы.
    • Сопоставление пользователей CRM и 1С.

2. Распространенные ошибки архитектуры

При интеграции систем важным моментом является четкое разграничение зон ответственности и соответственно функциональности, реализуемой в каждой системе.

Целью такого разграничения является минимизация дублирования одной и той же функциональности в двух системах (интерфейсов, расчетов и т. п.).

Так как в случае присутствия дублирования функциональности в CRM и смежной учетной системе при модификации существующей или разработки новой логики возникает необходимость внесения изменений в конфигурации двух системы. Это приводит к дополнительным затратам на анализ, реализацию, тестирование и дальнейшее сопровождение решения.

Ниже приведены примеры нескольких бизнес-задач и вариантов реализации интеграции.

3. Кейс интеграции заказов покупателей

При оформлении заказа в CRM необходима возможность просматривать свободные остатки продукции на складах, резервировать продукцию под заказы, чтобы гарантировать их обеспеченность.

Вариант реализации №1

Реализовать механизмы расчета свободных остатков и резервирования на стороне CRM



Логика:

  • Передавать из 1С в CRM остатки по всей номенклатуре и хранить их CRM, обновлять остатки периодически.
  • Реализовать механизмы расчета свободных остатков на стороне CRM с учетом размещенных заказов.

Минусы:

  • Данные по остаткам устаревают из-за периодической передачи данных, в результате условное 100% резервирование в CRM не гарантирует исполнение заказа.
  • Большой объем передаваемых данных (даже если остатки не изменяются), что вызывает нагрузку на интегрированные системы.

Вариант реализации №2

Использовать существующие механизмы расчета свободных остатков и резервирования на стороне 1С с вызовом их из CRM

Логика  — при оформлении заказа в CRM выполнять передачу заказа в 1С с автоматическим резервированием остатков. Результат возвращать в CRM для отображения пользователю и в виде статуса заказа.


Плюсы:

  • Отсутствие дублирование логики 1С в CRM.
  • Учет остатков и резервов реализован в одной системе и обеспечивает 100% целостность данных.

4. Какие существуют способы экономии при интеграции?

4.1. Разделять зоны ответственности между системами

Не пытаться повторять в CRM уже реализованную логику из учетной системы (интерфейсы, расчеты и т. п.). Вместо этого реализовать механизмы вызова из CRM функций 1С для выполнения нужных действий.

4.2. Использовать механизмы low-code CRM-системы

С целью ускорения интеграции можно использовать следующие механизмы low-code CRM
(на примере BPMSoft):
  • Вызов учетной системы через бизнес-процессы

    • CRM c помощью метода «Вызов веб-сервиса» может вызывать веб-сервисы учетной системы и передавать необходимы данные.
    • Настройка бизнес-процесса в CRM с вызовом веб-сервиса учетной системы может быть выполнена без разработки и написания кода.
  • Обработка вызовов учетной системы с помощью бизнес-процессов на стороне CRM

    • Учетная система, используя стандартный механизм запуска бизнес-процессов CRM из вне может передать необходимые данные по определенным событиям.
    • На стороне CRM вся логика обработки данных (поиск существующих объектов, добавление, изменение) может быть реализовано с помощью дизайнера бизнес-процессов.

Автор: Владислав Горохов