На проектах внедрения CRM-систем часто встает задача интеграции с учетной системой Заказчика. В качестве учетной системы может выступать 1С: Предприятие, Галактика ERP или иная система.
Основные цели подобных интеграций следующие:
- Организация единого окна в CRM для работы менеджеров по продажам (исключение необходимости одновременной работы в CRM и учетной системе).
- Исключение двойного ввода данных в смежных системах.
- Централизация работы со справочниками (при добавлении в одной системе данные автоматически передаются в смежную).
1. Типовые задачи интеграции
В составе типовых задач интеграции CRM с учетной системой можно выделить следующие:
Интеграция по заказам
- Прием заказов в CRM с дальнейшей передачей на обработку и выполнение в учетную систему.
- Загрузка в CRM актуального состояния заказов из учетной системы.
- Загрузка в CRM оплат и отгрузок по заказам из учетной системы.
Интеграция по клиентам и договорам
- Регистрация новых клиентов в CRM с дальнейшей передачей в учетную систему.
- Передача данных клиента в 1С с целью проверки благонадежности.
- Передача новых договоров с клиентами из CRM в 1С.
Интеграция по продуктам
- Загрузка в CRM продуктового каталога из учетной системы (номенклатура, единицы измерения, характеристики).
- Загрузка в CRM прайс-листов и цен на продукты из учетной системы
Интеграция справочников
- Загрузка в CRM валют и курсов валют из учетной системы.Рег
- Сопоставление пользователей CRM и 1С.
2. Распространенные ошибки архитектуры
При интеграции систем важным моментом является четкое разграничение зон ответственности и соответственно функциональности, реализуемой в каждой системе.
Целью такого разграничения является минимизация дублирования одной и той же функциональности в двух системах (интерфейсов, расчетов и т. п.).
Так как в случае присутствия дублирования функциональности в CRM и смежной учетной системе при модификации существующей или разработки новой логики возникает необходимость внесения изменений в конфигурации двух системы. Это приводит к дополнительным затратам на анализ, реализацию, тестирование и дальнейшее сопровождение решения.
Ниже приведены примеры нескольких бизнес-задач и вариантов реализации интеграции.
Бизнес-задача: В CRM должен отображаться баланс взаиморасчетов с клиентом.
Вариант реализации № 1: передавать в CRM из 1С все операции, которые влияют на расчет баланса взаиморасчетов, рассчитывать баланс на стороне CRM и отображать его пользователю.
Минусы варианта реализации № 1:
- большой объем передаваемых данных (нужно передавать все документы/операции, влияющие на баланс взаиморасчетов);
- дублирование алгоритма расчета в CRM.
Вариант реализации № 2: реализовать механизм динамического запроса баланса взаиморасчетов по нужному контрагенту с отображением данных в CRM
Плюсы варианта реализации № 2:
- в CRM не дублируются данные и логика 1С;
- по запросу всегда актуальные данные.
Бизнес-задача: В CRM должны отображаться остатки продуктов на складе при приеме заказа.
Вариант реализации № 1: передавать в CRM из 1С остатки по всей номенклатуре и хранить их CRM, обновлять остатки периодически.
Минусы варианта реализации № 1:
- данные устаревают из-за периодической передачи данных;
- большой объем передаваемых данных (даже если остатки не изменяются).
Плюсы варианта реализации № 1:
- высокая скорость доступа к данным по остаткам;
- независимость от кратковременной неработоспособности 1С.
Вариант реализации № 2: реализовать в CRM механизм динамического запроса остатков по нужной номенклатуре и складу из 1С с отображением данных в CRM.
Минус варианта реализации № 2 — отсутствие хранимых в CRM данных приводит к сложности при формировании отчетов по остаткам (если потребуется).
Плюс варианта реализации № 2 — отображаются всегда актуальные данные.
Бизнес-задача: В CRM должна быть возможность получить печатную форму счета по заказу.
Вариант реализации № 1: реализовать в CRM собственную печатную форму, повторяющую логику 1С.
Минус варианта реализации № 1 — дублирование логики 1С.
Вариант реализации № 2: реализовать механизм динамического запроса печатной формы из 1С по запросу.
Минусы варианта реализации № 2:
- в CRM не дублируется логика 1С
- при изменении шаблона счета в 1С актуальная форма будет сразу доступна в CRM.
3. Кейс интеграции заказов покупателей
При оформлении заказа в CRM необходима возможность просматривать свободные остатки продукции на складах, резервировать продукцию под заказы, чтобы гарантировать их обеспеченность.
Вариант реализации №1
Реализовать механизмы расчета свободных остатков и резервирования на стороне CRM
Логика:
- Передавать из 1С в CRM остатки по всей номенклатуре и хранить их CRM, обновлять остатки периодически.
- Реализовать механизмы расчета свободных остатков на стороне CRM с учетом размещенных заказов.
Минусы:
- Данные по остаткам устаревают из-за периодической передачи данных, в результате условное 100% резервирование в CRM не гарантирует исполнение заказа.
- Большой объем передаваемых данных (даже если остатки не изменяются), что вызывает нагрузку на интегрированные системы.
Вариант реализации №2
Использовать существующие механизмы расчета свободных остатков и резервирования на стороне 1С с вызовом их из CRM
Логика:
при оформлении заказа в CRM выполнять передачу заказа в 1С с автоматическим резервированием остатков. Результат возвращать в CRM для отображения пользователю и в виде статуса заказа.
Плюсы:
- Отсутствие дублирование логики 1С в CRM.
- Учет остатков и резервов реализован в одной системе и обеспечивает 100% целостность данных.
4. Какие существуют способы экономии при интеграции?
4.1. Разделять зоны ответственности между системами
Не пытаться повторять в CRM уже реализованную логику из учетной системы (интерфейсы, расчеты и т. п.). Вместо этого реализовать механизмы вызова из CRM функций 1С для выполнения нужных действий.
4.2. Использовать механизмы low-code CRM-системы
С целью ускорения интеграции можно использовать следующие механизмы low-code CRM (на примере BPMSoft):
Вызов учетной системы через бизнес-процессы
- CRM c помощью метода «Вызов веб-сервиса» может вызывать веб-сервисы учетной системы и передавать необходимы данные.
- Настройка бизнес-процесса в CRM с вызовом веб-сервиса учетной системы может быть выполнена без разработки и написания кода.
Обработка вызовов учетной системы с помощью бизнес-процессов на стороне CRM
- Учетная система, используя стандартный механизм запуска бизнес-процессов CRM из вне может передать необходимые данные по определенным событиям.
- На стороне CRM вся логика обработки данных (поиск существующих объектов, добавление, изменение) может быть реализовано с помощью дизайнера бизнес-процессов
Автор: Владислав Горохов
Заказать демо
Отправьте нам контактную информацию и мы свяжемся с вами по этому вопросу
Заказать демо- Чек-лист: «Готовы ли вы к внедрению CRM?»
- Гайд «Как организовать внедрение системы»
